Ai sensi dell’art. 2 co. 3 del DLgs. 127/2015, la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi sono effettuate mediante strumenti che garantiscano l’inalterabilità e la sicurezza dei dati.

Nel rispetto di tali prescrizioni, l’Agenzia delle Entrate, con il provv. 28.10.2016 n. 182017, ha stabilito che gli obblighi in parola possono essere adempiuti mediante i seguenti strumenti:

• i Registratori Telematici definiti dallo stesso provvedimento;
• i registratori di cassa di cui alla L. 18/83 e all’art. 12 della L. 413/91, appositamente adattati alle nuove funzioni telematiche (secondo quanto indicato dal § 8 delle specifiche tecniche);
• una procedura web gratuita messa a disposizione nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate e utilizzabile anche da dispositivi mobili.

Registratori telematici

Nel caso dei registratori telematici (RT) è necessario che:

• il soggetto passivo IVA provveda a far installare l’apparecchio e ad accreditarsi come “esercente” sul sito Fatture e Corrispettivi;
• l’apparecchio sia censito, attivato e messo in funzione dai tecnici abilitati (la data di messa in funzione coincide con il primo invio telematico dei dati);
• il soggetto passivo apponga sul registratore telematico il QRcode, rilasciato al termine della fase di attivazione sul portale Fatture e Corrispettivi.

Sono inoltre previste verificazioni periodiche obbligatorie degli apparecchi.

I registratori telematici sono in grado di memorizzare, all’interno di memorie permanenti e inalterabili, sia i dati di dettaglio che i dati di riepilogo delle cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate.

Ai fini della trasmissione, il registratore telematico:

• elabora i dati contenuti nella memoria permanente di riepilogo;
• al momento della chiusura giornaliera genera un file in formato XML secondo il tracciato riportato nell’allegato “Tipi dati per i corrispettivi”;
• sigilla elettronicamente il file;
• lo trasmette al sistema dell’Agenzia delle Entrate in via telematica;
• contestualmente alla trasmissione del file, riceve dal sistema dell’Agenzia delle Entrate l’esito che attesta l’avvenuto controllo formale;
• l’esito, ed eventualmente il file generato ovvero i dati in esso contenuti e trasmessi, sono conservati nella memoria permanente di dettaglio e sono disponibili per la consultazione presso il punto vendita.

Si ricorda, altresì, che è possibile:

• utilizzare i registratori telematici già attivati come registratori di cassa (al più tardi, fino al termine di entrata in vigore dell’obbligo di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi);
• anteriormente alla messa in funzione del registratore, effettuare degli invii simulati utilizzando la modalità “demo”;
• mettere in funzione i registratori telematici prima dell’entrata in vigore dell’obbligo di memorizzazione e trasmissione telematica, provvedendo, dunque, ad effettuare su base volontaria gli adempimenti; in tal caso, tuttavia, la memorizzazione e trasmissione dei dati non potranno considerarsi sostitutive degli obblighi di registrazione di cui all’art. 24 co. 1 del DPR 633/72 e non sarà possibile certificare le operazioni in modo promiscuo, in parte mediante il rilascio di scontrino o ricevuta fiscale, in parte memorizzando e trasmettendo i dati (cfr. risposta interpello Agenzia delle Entrate 14.5.2019 n. 139).

Procedura web

La possibilità di utilizzare una procedura web gratuita in luogo dei registratori telematici è stata introdotta con il provv. Agenzia delle Entrate 18.4.2019 n. 99297, al fine di semplificare gli adempimenti per i soggetti che normalmente certificavano le operazioni mediante ricevuta fiscale.

Tuttavia, tale procedura non è ancora stata attivata dall’Agenzia delle Entrate, né sono state chiarite le modalità di memorizzazione e invio dei dati mediante tale strumento.

Termini di trasmissione dei dati

Di regola, i dati dei corrispettivi devono essere trasmessi quotidianamente, all’atto della chiusura giornaliera, e nella fascia oraria compresa tra le ore 00:00 e 22:00 (cfr. risposta interpello Agenzia delle Entrate 22.1.2019 n. 9).

Tuttavia, è prevista la possibilità di inviare i dati con frequenza variabile, entro un intervallo massimo di 5 giorni dall’effettuazione delle operazioni.

Casi particolari

Soggetti “multicassa”

In base al § 3 delle specifiche tecniche, gli esercenti che operano con tre o più punti cassa per singolo punto vendita possono memorizzare e trasmettere i dati dei corrispettivi mediante un unico “punto di raccolta” (almeno uno per punto vendita, cfr. risposta interpello Agenzia delle Entrate 22.1.2019 n. 9), il quale può essere costituito da:

• un registratore telematico;
• un “Server-RT”, ossia un server gestionale utilizzato per il consolidamento dei dati dei punti cassa e opportunamente adattato, ovvero un server gestionale di consolidamento collegato a un registratore telematico.

Tuttavia, per avvalersi della descritta modalità di memorizzazione e trasmissione dei dati, tali soggetti sono tenuti ad adempiere ulteriori obblighi. In particolare devono:

• far certificare annualmente il proprio bilancio di esercizio da un soggetto iscritto nel Registro dei revisori legali;
• dotarsi di un processo di controllo interno, conforme a quello indicato dalle specifiche tecniche, e coerente con il sistema di controllo interno adottato in base al Modello di organizzazione e controllo di cui al DLgs. 8.6.2001 n. 231, ove previsto (in particolare, detto processo di controllo interno deve garantire che ad ogni corrispettivo corrisponda un incasso e che le differenze siano riconciliate e supportate dalla documentazione prevista, la quale deve essere conservata per dieci anni);
• far certificare la conformità del processo di controllo sia con riferimento ai processi amministrativi e contabili, sia con riferimento ai sistemi informatici coinvolti nella memorizzazione e trasmissione dei dati, da un soggetto iscritto nel Registro dei revisori legali; per la certificazione di conformità dei sistemi informatici, è altresì possibile rivolgersi ad istituti universitari e al CNR.

Secondo quanto chiarito dall’Agenzia delle Entrate con la consulenza giuridica 20.3.2019 n. 13, la certificazione di conformità dei vari processi deve essere preventiva, o al più contestuale alla loro entrata in funzione. Tuttavia, considerando che il nuovo obbligo entrerà in vigore soltanto dall’1.1.2020 (o, per alcuni soggetti, dall’1.7.2019), è ammessa la possibilità di procedere alla certificazione entro tali date. Successivamente, le verifiche dovranno essere eseguite ogni tre anni.

Sistema tessera sanitaria

Ai sensi dell’art. 2 co. 6-quater del DLgs. 127/2015, i soggetti che effettuano operazioni di cui all’art. 22 del DPR 633/72 e che sono tenuti all’invio dei dati al Sistema tessera sanitaria ai sensi dell’art. 3 co. 3 e 4 del DLgs. 21.11.2014 n. 175 e dei relativi decreti ministeriali (es. farmacie e parafarmacie) possono adempiere al nuovo obbligo mediante la memorizzazione e la trasmissione dei dati relativi a tutti i corrispettivi giornalieri al Sistema tessera sanitaria.